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Excel中使用公式老是出错,这几招函数查错技巧帮你轻松解决~

数据不规范,亲人两行泪,在Excel中使用函数公式时,难免会出错。还有不少的朋友反馈自己写的公式结果是有问题的,可是自己又不知道问题出在了哪个地方,怎么样去检查公式的问题所在呢?

今天给大分享关于检查公式结果的几种方法。

一、使用公式的常见问题

使用公式进行计算时,可能会因为某种原因而无法得到正确结果,在单元格中返回错误值信息。

不同类型的错误值表示该错误值出现的原因,常见的错误值及其含义如下表所示。

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二、检查公式中的错误

当公式的结果返回错误值时,应及时查找错误原因,并修改公式以解决问题。

Excel提供了后台错误检查的功能,如下图所示,在【Excel选项】对话框【公式】选项卡的【错误检查】选项区域中选中【允许后台错误检查】复选框,并在【错误检查规则】选项区域选中9个规则所对应的复选框。

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当单元格中的公式或值与上述情况相符时,单元格左上角将显示一个绿色小三角形智能标记(颜色可在上图所示的【错误检查】选项区域中设置,默认为绿色)。

选定包含该智能标记的单元格,单元格左侧将出现感叹号形状的【错误指示器】下拉按钮,下拉菜单中包括公式错误的类型、关于此错误的帮助及显示计算步骤等信息,如下图所示。

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三、公式结果的检验和验证

当结束公式编辑后,可能会出现错误值,或者虽然可以得出计算结果但并不是预期的值。为确保公式的准确性,需要对公式进行检验和验证。

①简单统计公式结果的验证

使用公式对单元格区域进行求和、平均值、极值、计数的简单统计时,可以借助状态栏进行验证。

如下图所示,选择C2:C10单元格区域,状态栏上自动显示该区域的平均值、计数等结果,可以用来与C11单元格使用的公式计算结果进行简单验证。

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②使用<F9>键查看运算结果

在公式编辑状态下,选择全部公式或其中的某一部分,按<F9>键可以单独计算并显示该部分公式的运算结果。

选择公式段时,必须包含一个完整的运算对象,如选择一个函数时,则必须选定整个函数名称、左括号、参数和右括号,选择一段计算式时,不能截止到某个运算符而不包含其后面的必要组成元素。

如下图所示,在编辑栏选择“B2+B3”部分,按<F9>键之后,将显示该部分公式的计算结果13。

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使用<F9>键查看公式运算结果后,可以按<Esc>键放弃公式编辑恢复原状,也可以单击编辑栏左侧的取消按钮。

另外需要注意的地方:

(1)按<F9>键计算时,对空单元格的引用将识别为数值0。

(2)当选择的公式段运算结果字符过多时,将无法显示计算结果,并弹出“公式太长。公式的长度不得超过8192个字符”的对话框。

(3)对于部分复杂公式,按<F9>键查看到的计算结果有时可能并不正确。

③使用公式求值查看分步计算结果

如下图所示,选择包含公式的B5单元格,单击【公式】选项卡中的【公式求值】按 钮,弹出【公式求值】对话框,单击【求值】按钮,可按照公式运算顺序依次查看公式的分步计算结果。

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如果在公式中使用了自定义名称,则可以单击【步入】按钮进入公式当前所计算部分,并在【公式求值】对话框的【求值】区域显示该分支部分的运算结果,单击【步出】按钮可退出分支计算模式,如下图所示。

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如果公式中使用了某些易失性函数,【公式求值】对话框下方将提示“此公式中的某函数使结果在每次电子表格计算时都会发生更改。最终的求值步骤将会与单元格中的结果相符,但是中间步骤中可能会有所不同”,如下图所示。

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④单元格追踪与监视窗口

在【公式】选项卡的【公式审核】组中还包括【追踪引用单元格】【追踪从属单元格】 和【监视窗口】等功能。

使用【追踪引用单元格】和【追踪从属单元格】命令时,将在公式与其引用或从属的单元格之间用蓝色箭头连接,方便用户查看公式与各单元格之间的引用关系。如下图所示,左侧为使用【追踪引用单元格】命令、右侧为使用【追踪从属单元格】命令时的效果。

左侧的箭头表示D6单元格引用了B2、B3和B4单元格的数据,右侧的箭头表示B2单元格被D6单元格引用。检查完毕后,单击【公式】选项卡下的【移去箭头】按钮,可恢复正常视图显示。

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如下图所示,B2单元格公式中引用了Sheet1工作表的单元格,在使用【追踪引用单元格】命令时,会出现一条黑色虚线连接到小窗格。双击黑色虚线,即可弹出【定位】对话框。在【定位】对话框中双击单元格地址,可快速跳转到被引用工作表的相应单元格。

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